En la era del coronavirus, muchos de nosotros nos hemos convertido en trabajadores remotos de la noche a la mañana. Y cada vez dependemos más de aplicaciones de videoconferencia como Zoom y FaceTime para conectarnos. Pero inevitablemente, con nuestra casa y oficina fusionándose en una sola, los límites entre nuestra vida personal y profesional están empezando a desdibujarse – y surgen situaciones embarazosas.

Hasta ahora, puede que haya tenido algún video en línea con colegas que asistieron a reuniones en lugares extraños, como el baño o el armario, para escapar de sus hijos. Y hay colegas que se rinden por completo y dejan que los niños y las mascotas sean parte de la reunión.

«Existen los problemas técnicos y la incomodidad de todo esto, la gente no está acostumbrada a estar en la pantalla. No piensan en mirar hacia atrás y ver lo que otros van a ver», dijo Elaine Quinn, una empresaria de Chicago que escribió There’s No Place Like Working From Home.

Todos entendemos: Nadie estaba realmente preparado para esta transición, y hay limitaciones a lo que podemos hacer. Pero ahora parece una oportunidad para mostrar cómo ser más amable con tus compañeros de trabajo en las videollamadas en el lugar de trabajo, ya que las llamadas son realmente para ellos al final.

En resumen, un poco de preparación ayuda a que la videoconferencia sea más tolerable para usted y sus colegas.

Pruebe su configuración

El principal culpable de una videoconferencia dolorosa es la calidad de la llamada en sí. Si no puedes ver o escuchar a un colega, no es de mucha ayuda.

Así que antes de hacer un video chat con un colega, lo menos que podemos hacer es una prueba para asegurarnos de que la llamada tiene buen sonido e imagen, con mínimos problemas tecnológicos. Unos pocos pasos:

Pruebe su cámara web. Los usuarios de Mac pueden iniciar la aplicación Photo Booth y los usuarios de Windows pueden hacer clic en el botón Inicio y luego en Cámara. De esta manera, se comprueba su imagen. Ajusta la iluminación interna y el ángulo de la cámara para que tu cara se vea bien iluminada. Lo más importante es ser consciente de lo que hay en el fondo; cualquier cosa que no quieras que tus colegas vean normalmente, como tu colección de bebidas o la ropa, debe estar fuera del marco.

Pruebe el micrófono. Asegúrate de usar un auricular con un micrófono incorporado o usa un micrófono externo – el micrófono incluido en las computadoras portátiles puede ser muy malo. La forma más fácil de asegurarse de la calidad del sonido es hacer una videollamada con un amigo y preguntarle si el sonido es bueno, y luego hacer los ajustes necesarios.

Comprueba tu velocidad de Internet. Como mucha gente se está quedando en casa y usando internet al mismo tiempo, nuestro ancho de banda y servicio está disminuyendo en muchos vecindarios. Visita speedtest.net para medir tu velocidad de Internet. Si está por debajo de los 20 megabits por segundo, hay una alta probabilidad de que su imagen parezca pixelada y el audio no esté sincronizado.

En las reuniones de grupo, cambio por defecto

Esto puede parecer obvio, pero mucha gente se olvida de silenciar el micrófono antes de unirse a una llamada con varias personas.

Esto puede llevar a interferencias, como el ladrido de los perros y los gritos de los niños. En los servicios de videoconferencia como Zoom y Google Hangouts, tienes la opción de apagar el micrófono antes de unirte a una reunión, y todo el mundo, excepto la persona que dirige la reunión, debe hacerlo. Enciende el micrófono sólo cuando te toca hablar.

Con el ancho de banda de internet restringido, puedes incluso dar el paso extra y apagar tu cámara por defecto hasta que quieras hablar con el grupo. No hay ningún valor práctico en su imagen silenciosa.

Establecer los límites

Nuestra familia es más importante que nadie, pero eso no significa que los colegas quieran ver a nuestra pareja en bata, al gato sentado en el teclado o a los niños jugando.

Por eso es importante hacer una videollamada en un lugar donde se puedan establecer límites, si es posible. El límite físico más simple es una habitación con una puerta que se puede cerrar cuando estás en una videollamada.

Muchos de los que hoy se ven obligados a trabajar desde casa nunca han tenido suficiente espacio físico para iniciar una conversación. Pero hay una solución.

No tengo una oficina en casa y trabajo en mi mesa. En las videollamadas, apunto mi cámara web a una pared en blanco, lejos de las áreas comunes como la cocina y el pasillo, y mis auriculares muestran a los demás que estoy en una videollamada.

Establecer una agenda

La carga de mantener reuniones virtuales concisas y atractivas recae en los gerentes. Eso ya era cierto para las reuniones presenciales, pero para las reuniones virtuales, establecer una agenda es aún más crucial, dijo Quinn, que dirigió a los empleados a distancia en las empresas farmacéuticas antes de iniciar Solopreneur Specialist, un sitio para trabajadores a distancia. «Estás en un lugar privado y es fácil distraerse», explicó.

Los gerentes pueden tomar una serie de medidas para organizar videoconferencias. Uno es pedir a cada empleado, antes de la reunión, que planee hablar sobre un tema específico para que todos tengan algo que hacer y puedan seguir comprometidos.

Presta atención a…

Por otro lado, si tienes algo mejor que hacer que estar en una videollamada, es más educado disculparse que quedarse en la llamada y obviamente dejar de prestar atención.

Si te alejas y abres una aplicación diferente como Twitter o Facebook, ten en cuenta que la gente podría darse cuenta. La aplicación Zoom, por ejemplo, tiene un ajuste que permite a los demás ver si te has alejado durante más de 30 segundos, lo que obviamente demuestra que no estás prestando atención.

Limitar el número de videoconferencias

En las oficinas, las empresas pueden tener la tentación de mantener a las personas en salas de conferencias para reuniones consecutivas. Pero con el trabajo a distancia, no tenemos que reproducir todas estas reuniones en videoconferencias, señaló Jason Fried, uno de los fundadores de Basecamp, una empresa de software en Chicago que hace herramientas de trabajo a distancia.

«El trabajo a distancia no es eso. Se trata de respetar el tiempo, la atención y el espacio de las personas y darles libertad», dijo Fried, co-autor de Remote: Office Not Required.

Eso es porque pedir a los colegas que participen en una videollamada implica más de lo que puedes imaginar. No sólo tienen que probar sus ajustes técnicos antes de unirse a la llamada, sino que tienen que hacer otros arreglos, como conseguir que alguien cuide de sus hijos.

Una buena regla es programar las reuniones de video con moderación. Lo ideal sería que lo hicieran cuando haya debates que requieran ayudas visuales, como presentaciones y documentos.

Cuando el video no funciona, elige otra cosa

No hay una regla universal que requiera que uses el video chat para trabajar desde casa. El teléfono también es bueno.

El año pasado, cuando el equipo de Fried utilizó la videoconferencia para vetar candidatos a un puesto de marketing para Basecamp, que se compone de trabajadores a distancia, el último respondedor se unió a la llamada con la cámara apagada. El candidato explicó que hablaba mejor caminando, en lugar de sentarse frente a una cámara.

«Dijo: ‘Quiero hacer lo mejor ahora, y para eso necesito moverme. Me gustó mucho porque estaba siendo auténtico«, dijo Fried.

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