¿Por qué decidimos trabajar sin jefes y cuatro días a la semana? Y cómo vos también lo podrías hacer

Luego de 8 años y de haber probado 109 tácticas distintas, sí, es correcto, más de cien formas de trabajo diferentes, porque estamos sinceramente apasionados en mejorar la productividad con la cual trabajamos, es que al final decidimos remover a los gerentes.

Esta medida nos ayudó a mejorar en un 204% la eficiencia con la cual trabajamos. Pero, ¿cómo lo puedes implementar vos en tu propia organización?

El primer paso es comprender que tu mayor enemigo son las “interrupciones”. En una investigación realizada por Basex se puede observar cómo tus empleados pierden entre 3 a 5 horas de trabajo todos los días por distinto tipo de interrupciones.

Personas creativas, como pueden ser ingenieros, programadores, escritores, diseñadores y muchas otras profesiones, necesitan como mínimo 4 horas continuas de trabajo sin ninguna interrupción para alcanzar su máxima concentración y en consecuencia, su mayor productividad.

Es por esta razón, que si le preguntas hoy mismo a tus propios empleados: “¿a dónde vas cuando necesitas hacer un trabajo importante en el menor tiempo posible?”, difícilmente escuches: “a la oficina”.

Es por esta razón que nuestro primer desafío fue eliminar una de las mayores interrupciones que existen en el trabajo: las reuniones.

Para poder alcanzar este objetivo con éxito lo primero que hicimos fue comenzar por limitar drásticamente el alcance de las mismas.

Esto lo aprendimos por medio de una nota publicada en The Economist donde una empresa manufacturera logró ahorrar el equivalente al pago de 200 empleados con solo limitar las reuniones a un máximo de 30 minutos y 7 integrantes.

Durante un periodo de 3 meses definimos la política interna de que cada integrante de la empresa no podía acudir a más de una reunión por día, donde las mismas no podían durar más de 15 minutos y con un máximo de 5 personas.

Con el tiempo, las reuniones fueron naturalmente disminuyendo hasta que al final decidimos eliminarlas por completo. Para lograr esto, en la actualidad definimos dos retiros grupales al año donde todos viajamos por una semana a lugares como Playa del Carmen (México), La Habana (Cuba(, San Andrés (Colombia), etc.

En estas salidas anuales es donde todos juntos definimos los objetivos generales de la empresa como así también las tareas / responsabilidad de cada uno para alcanzar las mismas durante los próximos 6 meses.

Sumado a que desarrollamos un blog interno donde cada uno en forma semanal y en no más de 3 renglones (máximo 5 minutos) comparte lo que hizo la semana pasada, con logros y dificultades (incluso solicitando sugerencias, ideas y ayuda de ser necesario), como así también, en qué va a trabajar la semana entrante.

De esta forma, todos estamos tanto a largo plazo como a corto plazo en la misma página.

A partir de esta experiencia positiva, al poder eliminar por completo las reuniones, fue que decidimos hacer lo mismo con el mayor generador de interrupciones existente: los emails.

Para esto, primero comenzamos por migrar todo nuestros trabajos a Basecamp, un programa que te permite administrar proyectos grupales. Hay otras herramientas existentes y que también puedes elegir conforme mejor se adapten a tu empresa: Slack, Asana, etc.

Actualmente, para lo único que utilizamos emails son para interacciones con terceros que se encuentran fuera de nuestra empresa (proveedores, clientes, etc).

Lo importante de este punto es que puedas entender que el email fue creado hace más de 45 años. El mismo fue desarrollado como un protocolo básico de comunicación entre dos o más computadoras pero nunca fue pensado bajo ningún punto de vista para gestionar eficientemente todos los proyectos dentro de una compañía.

Uno de los problemas más grandes de los emails es que toda la información queda a puertas cerradas solamente entre quienes compartieron los mensajes (quien envió y quien/nes lo recibieron). Sumado a que están guardados en forma desorganizada y nada práctica.

Mientras que una herramienta de gestión de proyectos puede hacer que cada trabajo este correctamente documentado y además, con acceso a todos los integrantes de tu equipo. Incluso, cuando alguien más quiera sumarse al proyecto, es solo loguearse a la plataforma, pues todo estará allí a su disposición para comenzar a trabajar.

Por finalizar, al no tener reuniones y no contar con emails, todo derivó a tomar la decisión de dar el último gran salto hacia eliminar por completo las interrupciones removiendo a los gerentes.

En un mundo hiperconectado, gracias a Internet, ya no es necesario que el único trabajo de una persona sea verificar que está haciendo cada uno en su equipo para poder sincronizar actividades y avanzar. Hoy todos sabemos que está haciendo el resto del equipo en tiempo real. Es solo ingresar a la plataforma de administración de proyecto que compartimos y observar los proyectos abiertos en desarrollo y el trabajo que se está llevando adelante.

Lo que aprendimos en nuestro emprendimiento a base de implementar este nuevo mecanismo de trabajo es que el desafío y la clave esta en contratar y trabajar solo con personas proactivas, es decir, con otras personas emprendedoras como uno, a quienes no necesitas decirle qué es lo que tiene que hacer ni cómo.

Lamentablemente, vas a tener que invertir más tiempo y ser mucho más selectivo no solo en las capacidades técnicas de tus empleados actuales y futuros sino también en su cultura y disciplina de trabajo autónoma.

Al no tener reuniones, emails, ni gerentes, toda nuestra comunicación es asincrónica, esto quiere decir, que nadie necesita interrumpir su concentración cuando está haciendo su trabajo.

Como consecuencia de haber mejorado nuestra productividad, es que hoy trabajamos 4 días a la semana. Cuando tus empleados puedan trabajar sin interrupciones 4 horas por la mañana y otras 4 horas continuas por la tarde, es recién ahí que podrás implementar este cambio.

Por ejemplo, si recibes una consulta sobre un proyecto en el cual estás trabajando en equipo, cuando termines tus tarea actual, (supongamos que te lleve 3 horas), recién ahí podrás loguearte a la plataforma y responder cualquier consulta, duda o sugerencia de un colega sin la necesidad de interrumpirte en el medio de tu avance.

Como comparte Gloria Mark de la Universidad de California en esta entrevista, en promedio perderás 23 minutos y 15 segundos para retomar el grado de avance que llevabas en una tarea luego de ser interrumpido.

La forma en que nosotros lo hicimos con éxito fue paso a paso, de manera paulatina, es decir, primero comenzamos con 1 viernes libre al mes, luego de 3 meses de prueba, avanzamos y lo hicimos 2 viernes por mes, hasta finalmente después de 1 año, ningún viernes se trabaja.

Lo que aprendimos y en donde nos equivocamos al inicio, fue en que todos tomábamos libres los viernes y esto hacía que nadie en la empresa pueda dar una respuesta hasta el lunes. En base a este aprendizaje, hoy en día la mitad de la empresa tiene libre los lunes y la otra mitad los viernes para poder cubrir consultas de clientes y proveedores cualquier día laboral de la semana.

Por otro lado, las ventajas justifican en un 100% esta nueva iniciativa. Para empezar y algo que vemos constantemente en el día a día es la disminución en la cantidad de licencias médicas o pedidos para asistir a un turno médico conforme lo que indicó tiempo atrás el conocido médico Inglés, John Ashton, afirmando que se debería trabajar 4 días a la semana para disminuir considerablemente el nivel de estrés que está lastimando la salud de la gente.

Además, al llegar los lunes a trabajar, todos estamos frescos y completamente renovados. En algo como la programación esto es fundamental, porque la diferencia no está en la cantidad de horas que uno invierte sino en la calidad de las mismas. En definitiva, la fórmula es sencilla: calidad de horas trabajadas + cero interrupciones = máxima productividad.

Por último, una ventaja que nosotros no contemplábamos cuando hicimos este cambio, es que la retención de personal y la factibilidad para contratar nuevos recursos humanos de primer nivel ha mejorado significativamente gracias a que las personas pueden estar un 50% más de tiempo con su familia (de 2 días a 3 días a la semana).

Esto nos brinda una ventaja competitiva sobre la competencia más que interesante y hoy en día podemos contratar y retener excelente personas con gran eficiencia.

Como conclusión, con los avances que existen actualmente en la tecnología y las nuevas herramientas de comunicación que van surgiendo, hoy es tu responsabilidad mejorar los mecanismos con los cuales trabajas para que tu empresa sea más productiva y tanto vos como tus empleados tengan una mejor calidad de vida.

Fuente: estos conocimientos fueron compartidos por Cristian Rennella, creador de MT para todo México. Su pasión esta centrada en la implementación de inteligencia artificial para países en vías de desarrollo en la región de América del Sur.

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